PV du bureau du 6 décembre 2007

RÉUNION DU BUREAU DU 20 décembre 2007

La séance est ouverte à 19 heures, sous la présidence de Patrice Brod. Sont présents Jean-
Michel Eychenne, Jacques Santoni, Joël Le Breton, Monique Martini, Sylvie Monniaux et Geneviève Faye.

L’ordre du jour annoncé est le suivant :

1. Fiche de sorties et rangement des fiches,
2. Signature de la fiche avant la sortie et compte-rendu après la sortie,
3. Suivi du matériel (cahier de traçabilité),
4. Location du matériel : procédure,
5. Permanence du jeudi : heures et roulement,
6. Brevet de la randonnée 2008 : Date et réflexion sur le contenu (parcours,
   déroulée de la journée),
7. Point sur les cotisations 2008 : impayées, relances , chiffres définitifs,
8. Le ou la responsable randonnée alpine,
9. Questions diverses.

En ce qui concerne le point 8, Sabine Prat a accepté la responsabilité des activités liées à la
randonnée alpine.

Point 5 : Le débat s’ouvre sur les permanences du jeudi aux Saints-Anges. Jacques Santoni
signale qu’il garde un trousseau de clés en permanence afin de pallier les cas d’urgence (Tél :
04 91 40 23 62). Monique Martini conserve elle aussi un trousseau de clés. Un consensus
semble se faire pour décider une ouverture les jeudis à 19h, ce qu’il faut signaler sur les
programmes et sur le site web. Un roulement des permanences est décidé, le planning est
fait jusqu’à mi-février (voir le tableau joint). Le problème de la transmission des clés est
encore à étudier. Les deux premières semaines de janvier sont organisées : Jean-Michel
Eychenne a un trousseau pour le 3 janvier, ainsi qu’Isabelle Allemand pour le 10 janvier. On
rappelle que le 10 janvier, un apéritif galettes des rois-cidre est prévu pour fêter la nouvelle
année et présenter la nouvelle équipe.

Points 1 et 2 : Patrice Brod demande qu’un minimum de précautions soient prises avant
chaque sortie par l’encadrant. En particulier, pour les sorties « neige » et « haute
montagne », le bulletin météo du jeudi précédent doit être attaché à la fiche de sortie. Le club pourrait s’abonner à la météo détaillée de « Météo France ». De plus, les responsables
d’activités s’assurent des compétences des encadrants dans l’activité proposée.
Le modèle de fiches de sorties à utiliser sera éventuellement mis à jour par Geneviève Faye.
Au retour de chaque sortie club, Patrice Brod aimerait être informé du bon déroulement de
la sortie. La solution la moins lourde envisagée est l’envoi d’un SMS à Patrice au 06 21 08 44
89 (la formule « pas de nouvelles, bonnes nouvelles » est aussi à prendre en compte). Il
serait bon aussi que l’habitude soit (re)prise par chaque encadrant de faire un compte-rendu
à chaque retour de sortie (nombre de participants, activité(s) effectuée(s),...) afin de
faciliter la rédaction des bilans et des statistiques de fin d’année.
Pour chaque sortie qui nécessite des arrhes (location de gîte(s) par exemple), le CAF peut
faire l’avance. Ce qui implique que chaque participant verse lui aussi des arrhes (un minimum
de 10 €uros par nuit réservée), chèques à l’ordre du CAF CMC si le CAF a fait l’avance (si
liquide : mentionner clairement sur papier libre le nom de l’organisateur, la date et le lieu de
la sortie).

Points 3 et 4 : En ce qui concerne le matériel, un inventaire (état, renouvellement
éventuel) est prévu avant fin janvier par les responsables d’activités (Jean-Michel Eychenne
pour le ski de randonnée, Maxime d’Aillaud, Rémy Ménager et Jacques Santoni pour
l’escalade et Sabine Prat pour la randonnée alpine). Un cahier de traçabilité est mis en place.
Chaque organisateur de sortie se préoccupe du matériel collectif. Les locations individuelles
sont gérées chaque semaine par un « responsable matériel », et lui (elle) seul(e) (planning
joint, avec les permanences d’ouverture et de fermeture), de 19h30 à 20h30. Le tarif des
locations est revu pour plus de simplicité de gestion (montants arrondis). Geneviève Faye
doit refaire une liste de tarifs et de « bons usages » de la location du matériel du club. Cela
doit paraître sur le programme de janvier-avril 2008.

Point 6 : Comme plusieurs années déjà, le brevet de randonnée dans les calanques sera
organisé en 2008 par Christian Samuel et Jean-Paul Resch. La date du brevet est fixée au
dimanche 27 avril 2008. L’annonce doit être faite par extranet au CAF national avant fin
2007 (Patrice Brod a les identifiants nécessaires pour le faire).

Point 7 : Les cotisations 2008 sont encore en cours. Le trésorier fera un point au prochain
bureau du nombre d’inscrits et se charge de relancer les adhérents de 2007 qui n’auraient
pas renouvelé leur adhésion en 2008. À ce propos, Patrice Brod propose de faire une enquête
par courrier électronique auprès des adhérents du club afin de connaître leurs attentes sous
formes de questions simples (à déterminer ; à mettre à l’ordre du jour d’un prochain
bureau). De même, un appel à des organisateurs potentiels sera lancé par les mêmes moyens.

Point 9 : Geneviève Faye est responsable du programme ; elle collecte les dates de sorties
proposées, met en page et envoie le programme. Un fichier avec les adresses courriel des
adhérents sera constitué afin de leur communiquer le programme et ses modifications
éventuelles, ou toute autre information utile, dans les meilleurs délais par voie électronique.
Il en sera de même pour la communication des PV de bureau ou de comité directeur.

Le prochain bureau est prévu pour le jeudi 31 janvier 2008 à 19h30, un comité directeur
suivra le 7 février à 19h30.

La séance est levée à 21h45.